83050

83050 Poplatky - výměry

Formulář slouží k práci s platebními výměry k poplatkům za studium. Ve frm lze spravovat:

• POPLATKY ZA DELŠÍ DOBU STUDIA (poplatky typu D) a
• POPLATKY ZA STUDIUM V CIZÍM JAZYCE (poplatky typu C).

Mezi typy poplatků se přepíná tlačítky v horní části frm Doba-Zobrazit (pro poplatky typu D) a Cizojaz-Zobrazit (pro poplatky typu C).
Aktivní typ poplatků zvýrazní tlačítko zelenou barvou.

Role

Formulář je přístupný pro uživatele, kteří mají alespoň jednu z následujících rolí:

• STRPO - rektorátní správce poplatků,
• STVSO - vedoucí studijního oddělení,
• STRSO - referent studijního oddělení,
• STUST - uživatel údajů o studentech. Má možnost pouze prohlížet záznamy studentů své součásti.

Uživatelé s rolí STRSO, STVSO mohou vydávat výměry, posílat rozhodnutí s výměrem, administrovat proces doručení/nedoručení atd. včetně vyvěšování upozornění na webový portál ČVUT
V databázi mají přístup k údajům své součásti.
Uživatel s rolí STRPO má přehled o všech vydaných výmětech studentů ČVUT, administruje odvolání proti rozhodnutí o výměru a zadává výsledek rozhodnutí o odvolání do databáze.

Parametry pro poplatky

Parametry_pro_poplatky

Popis formuláře

Nehledě na zvolenou variantu (popl. typu C/D) se na levé svislé liště ukazují následující tlačítka:

• Vydání: slouží pro tisk a vydání výměru.
• Poštov...: pro tisk poštovního archu.
• Email: umožňuje hromadné odeslání e-mailů vybraným studentům (pozn.: Pokud se zatrhne více řádků, kde se jedná o shodného studenta, přidá se adresa studenta pouze jednou).
• Návrhy...: otevře nové dialogové okno pro hromadné generování výměrů podle aktuálního stavu.

Poplatky za delší dobu studia

Základní pojmy

Rozhodná událost

je událost, kdy vznikla studentovi povinnost platit za studium. U poplatku za delší studium je to den následující po dni, kdy doba studia studenta dosáhla standardní dobu studia prodlouženou o 1 rok. Vzhledem k tomu, jak je rozhodná událost určována, se může stát, že při dalším sběru dat z matriky se událost může skokem posunout jak do budoucnosti, tak i do minulosti. Může se stát, že student, který dosud opakovaně platil za delší studium, na základě nových dat platit přestává. A může se stát i to, že student, který zatím za delší studium neplatil, by měl podle nových údajů z matriky začít platit např. již před dvěma lety. V tomto případě se poplatek zpětně vymáhat nebude.

Vyměřovací období

je období, za které student platí poplatek. U poplatku za delší studium platí za každý započatý půlrok studia. Tedy ten půlrok, za který je právě vyměřován poplatek, se nazývá vyměřovací období. U poplatku absolventů má vyměřovací období délku 1 rok.

Příklady:

• Rozhodná událost nastala 15. 10. 2012. Poplatek je vyměřen na období v délce 183 dní. Vyměřovací období v tomto případě tedy trvá od 15. 10. 2012 do 16 4. 2013.
• Student má "předplaceno" studium do 3. 9. 2012, tj. vyměřovací období posledního výměru studenta končí dne 3. 9. 2012. Nové vyměřovací období začíná následující den, tj. 4. 9. 2012 a končí o půl roku později, tj. 6. 3. 2013.

Kontrolní období

je časový úsek, ve kterém se kontroluje, zda v tomto úseku nezačíná nějaké vyměřovací období pro nějakého studenta. Algoritmus kontroly počítá na základě dat, která má v době výpočtu k dispozici, pro každého studenta jeho nejbližší vyměřovací období. Pro takto spočítané vyměřovací období je potřeba rozhodnout, zda se na jeho základě má nebo nemá vystavit platební výměr. Pro toto rozhodování slouží kontrolní období. Kontrolní období je časový úsek, se kterým se porovnává spočtené vyměřovací období. Pokud se vyměřovací období překrývá s kontrolním obdobím, výměr je vydán. Pokud vyměřovací období začíná až později - po skončení kontrolního období - výměr se zatím nevydá a bude vydán při příštím generování výměrů po dalším sběru matriky. Je-li vyměřovací období naopak celé před kontrolním obdobím, poplatek se nebude vymáhat zpětně, ale je určeno nové vyměřovací období, jehož začátek je stanoven na začátek semestru.

Příklady:

• Kontrolní období je od 1.11. do 31.12.2012. Vyměřovací období pro daného studenta začíná 15.10.2012. Část vyměřovacího období tedy spadá do kontrolního období a to znamená, že výměr bude vydán.
• Kontrolní období je od 1.11. do 31.12.2012. Vyměřovací období pro daného studenta začíná 15.1.2013. Celé vyměřovací období leží mimo kontrolní období (obě období nemají žádný společný den), a proto výměr (zatím) nebude vydán.
• Kontrolní období je od 1.11. do 31.12.2012. Vyměřovací období pro daného studenta začíná 10. 5. 2012 a končí 9.11.2012. Část vyměřovacího období tedy spadá do kontrolního období a to znamená, že výměr bude vydán. V tomto případě spadá do kontrolního období i následující výměr (od 10.11.2012 do 12.5.2013), proto budou vydány výměry dva.
• Kontrolní období je od 1.11. do 31.12.2012. Vyměřovací období pro daného studenta začíná 1. 4. 2012 a končí 1.10.2012. Celé vyměřovací období leží mimo kontrolní období (obě období nemají žádný společný den), a proto výměr nebude vydán. Místo daného vyměřovacího období bude výměr vydán pro jiné vyměřovací období, které začíná na začátku semestru - 17.9.2012 - a končí o půl roku později 19.3.2013.

Stavy výměru

Platební výměr se může nacházet v jednom z následujících stavů:

• 0 - čeká na vydání
• 1 - před splatností
• 2 - po splatnosti
• 3 - zaplacen
• 4 - odvolání
• 5 - neplatný
• 6 - prominut
• 7 - nedobytný

Datum vydání

je datum, kdy výměr přešel ze stavu 0-čeká na vydání do stavu 1-před splatností. Je to datum, kdy bylo vydáno rozhodnutí o vyměření poplatku v podobě PDF souboru. V co nejkratší době od vydání by mělo být rozhodnutí vytištěno, podepsáno a odesláno adresátovi na kontaktní adresu uvedenou v databázi.

Pracovní postupy

Hromadné vydání výměrů

1. Omezte výběr jen na (oranžové) výměry ve stavu 0-čeká na vydání (kliknutím na tlačítko "Zobrazit" vedle nápisu "Čeká na vydání").
2. Chystané výměry je nutné před vydáním zkontrolovat tak, že vybrané výměry zaškrtnete, kliknete na tlačítko "Vydání" a v dalším okénku zvolíte tlačítko "Náhled rozhodnutí - výměru". Náhled neobsahuje číslo jednací, PID, ani datum vydání!
3. Označte si všechny oranžové výměry (tlačítko "Vybrat vše" vlevo dole).
4. (Volitelně): Všechny oranžové výměry exportujte do Excelu pro případné pozdější použití.
5. Připravte si poštovní arch pro odeslání dopisů poštou - stiskněte tlačítko "Pošto..." (Tisk poštovního archu) a uložte si vytvořené PDF.
6. Klikněte na tlačítko "Vydání" a zvolte možnost "Vydání rozhodnutí - výměru". Uložte si vytvořené PDF. Všechny označené výměry přejdou do stavu "Před splatností" (zelené).
7. Výměry vytiskněte z připraveného PDF, dejte k podpisu a spolu s poštovním archem předejte poště.

Tlačítko "Vydání" je aktivní jen po kliknutí na "Zobrazit" v řádku "Čeká na vydání". Čili již vydané výměry nelze vydat (ani vytisknout) znovu. Lze je pouze stornovat (po jednom v záložce "Detail") a vygenerovat nové (tlačítko "Hroma...").

Odvolání

Student může podat odvolání proti rozhodnutí o výměru do 30 dnů od převzetí rozhodnutí. Odvolání podává prostřednictvím formuláře webového studijního informačního systému KOS. Zároveň do 5 dnů od jeho podání je nutné vyplněný vytištěný a vlastnoručně podepsaný formulář odvolání doručit na fakultu, která výměr vydala, spolu s kopií rozhodnutí o vyměření a příp. přílohami doplňujícími důvody odvolání. V případě, že student podá odvolání proti rozhodnutí pouze písemně, má studijní oddělení dotčené součásti povinnost zavést údaje týkající se odvolání doplnit do databáze ručně. Bez tohoto úkonu nemůže být odvolání administrativně řešeno. U studentů, kteří podali odvolání prostřednictvím studijního informačního systému, se v databázi automaticky aktivuje záložka „Odvolání“ v detailu výměru, ke kterému student odvolání podává. Studijní oddělení, kde bylo odvolání podáno, je povinno do 30 dnů připravit podklady pro odvolání a postoupit je na Odbor pro studium a studentské záležitosti (OSSZ) RČVUT, které vydá rozhodnutí k podanému odvolání. Výměr se posune do skupiny označení "Odesláno na rektorát".

Rozhodnutí o odvolání

Odbor pro studium a studentské záležitosti (OSSZ) R ČVUT má povinnost vyřídit odvolání v zákonné lhůtě (30 dnů) a vydat rozhodnutí o podaném odvolání a zanést jej do studijního informačního systému. Současně je student o rozhodnutí o odvolání proti výměru informován písemně.

Tisk upomínky

• pro tisk upomínky slouží tlačítko <Upomí...> na levé pracovní liště.
• tlačítko je aktivní v případě, že je zaškrtnut alespoň jeden záznam se stavem "Po splatnosti" a není zaškrtnut žádný záznam s jiným stavem.

Použité parametry při tisku rozhodnutí:

Parametry lze měnit ve formuláři 80103 - Správa parametrů.

• POPL.FAKULTA_EMAIL - kontaktní email pro poplatky,
• POPL.MISTO_VYHOTOV - místo vyhotovení výměru,
• POPL.FAK_ADR_BANKY - místo banky, kde má fakulta účet,
• POPL.FAK_UCET - číslo účtu fakulty, kam poslat poplatek,
• POPL.FAK_NAZEV - název fakulty pro tisk poplatku. Když neexistuje, tak název fakulty se bere z položky "Zkrácený český název" číselníku ORG_JEDNOTKY,
• DEKAN - jméno děkana,
• DEKAN_FAK - název fakulty děkana
• POPL.PRODEKAN - jméno proděkana, který vyřizuje poplatky. V případě, že tento parametr neexistuje, zobrazí se hodnota parametru PRODEKAN_PED = jméno proděkana pro ped. činnost,
• POPL.PRODEKAN_FCE - popis funkce proděkana, který vyřizuje poplatky. V případě, že neexistuje parametr POPL.PRODEKAN, zobrazí se hodnota parametru PRODEKAN_PED_FAK - popis funkce proděkana,
• FAKULTA_TEL - číslo telefonu fakulty,
• FAKULTA_FAX - číslo faxu fakulty,
• FAKULTA_WWW - adresa webových stránek fakulty,
• FAKULTA_IC - IČ fakulty,
• FAKULTA_DIC - DIČ fakulty,
• FAKULTA_BANKA - bankovní spojení fakulty,
• FAKULTA_UCET - číslo účtu fakulty (pod čarou),
• CJ.STREDISKO - číslo střediska, které se objevuje v číslech jednacích.

Parametry pro nastavení posílání informativního e-mailu referentce "Student po splatnosti"

Těmito parametry lze nastavit posílání/neposílání a jak často informativního e-mailu referentce "Student po splatnosti".

• POPL.INFO.MAIL - mailová adresa, na kterou má být posíláno upozornění (možno zadat i více e-mailů s použitím čárek mezi e-maily)
• POPL.INFO.FREQ - minimální počet dní mezi dvěma upozorňujícími maily (default 7)
• POPL.INFO.POSL - datum, kdy byl odeslán poslední upozorňovací mail (není potřeba vyplňovat ani měnit, plní se automaticky)

Poplatky za studium v cizím jazyce

Pracovní postupy

Příprava vstupních podmínek

V KOS je před samotným vydáváním výměru třeba nastavit následující:

1. Nadefinovat částku v číselníku STUD_PROGRAMY: Přestože je poplatek za studium určen statutem na typ programu, nezadává se výše poplatku jednotně pro typ programu, ale s přihlédnutím k univerzálnosti vždy pro konkrétní studijní program/specializaci/obor. Použijeme frm 80150 Správa číselníků, dotazem vyhledáme STUD_PROGRAMY nebo STUD_OBORY_SPEC. V záložce 'Detail' vyplníme částku. Poznámka: KOS dovoluje také režim, kdy se návrhy výměrů vyměřují vždy se stejnou částkou (se kterou byl vydán první výměr studenta v daném studiu). K tomu je zapotřebí mít pro daný typ studia nastaven parametr POPL.C.CASTKA.FIXNI.
2. Nastavit parametr, který upřesňuje, jakým způsobem se budou poplatky vydávat: V frm 80103 Správa parametrů přidáme nový parametr POPL.C.VYDANI.ZPUSOB a vyplníme jeho hodnotu. Jako hodnotu parametru uvedeme ‚rozhodnuti‘ nebo ‚pohledavka‘ (bez diakritiky, jinou hodnotu vyplnit nelze) a uložíme. Rozhodnutí = KOS generuje rozhodnutí (pdf), zapisuje do SPSL i do FIS. Pohledávka = negeneruje dokument, vytvoří pohledávku ve FIS.
3. Nastavit číslo účtu, kam poplatky budou chodit: V frm 80103 Správa parametrů již pravděpodobně bude vložen účet fakulty (parametr FAKULTA_UCET). Jeho hodnotu je třeba zkontrolovat. Pro úplnost je vhodné zkontrolovat také nastavení parametru FAKULTA_UCET_IBAN, který se používá pro zobrazení info o platbě ze zahraničí. Do FIS se ale k pohledávce posílá číslo běžného účtu.
4. Zkontrolovat správnost nákladového střediska: Parametr POPL.C.STREDISKO specifikuje nákladové středisko, na nějž se budou posílat pohledávky do FIS ve spojitosti s poplatky za studium v cizím jazyce. Hodnoty parametru byly pro všechny fakulty nastaveny centrálně, fakulta má možnost si hodnotu upravit (role STSAP).
5. Nastavit parametry určující splatnost výměru: Vložit fixní datum splatnosti jako fakultní hodnota parametru POPL.C.DATSPLAT, a to pouze pokud: fakultní parametr je nastaven a jeho hodnota není prázdná; není určeno zadané datum splatnosti (referent datum splatnosti nenastavil přímo v návrhu výměru); Je-li zadána hodnota parametru ‚SEMESTR‘, použije se začátek semestru. Minimální doba splatnosti jako hodnota parametru POPL.C.MINSPLAT. Splatnost výměru se výsledně nastaví na maximum z hodnot (pokud nějaká hodnota není určena, ignoruje se):určené datum splatnosti; fixní datum splatnosti; datum vydání + minimální doba splatnosti; datum vydání + 1 den.
6. Zkontrolovat nastavení semestru AKSEM a PRISEM

Pracovní postup vydání výměru

1. Zkontrolujte, zda máte správně nastavené vstupní podmínky
2. Zvolte agendu – Cizojaz-Zobrazit
3. Stiskněte tlačítko ‚Návrhy…‘ na levé svislé liště
4. Vyberte osoby, kterým chcete vydat výměr (lze vybrat i více osob)
5. Stiskněte tlačítko ‚Vydání‘ na levé svislé liště: Zobrazí se frm 83052 Náhled a vydání výměru - podoba formuláře je ovlivněna nastavením parametru POPL.C.VYDANI.ZPUSOB.
6. Po vydání výměru se ve sloupci VS zobrazí variabilní symbol a barva políčka u studenta se z oranžové změní na zelenou (stav ‚ve splatnosti‘).
7. Následuje už komunikace mezi KOS a FIS, která je automatická (v nočním zpracování). Ve chvíli, kdy je výměr zaplacen, změní se barva políčka vedle studenta na zelenou ‚Zaplacen‘

Vydání neplatného výměru = zrušení výměru

U výměrů za studium v cizím jazyce lze storno provést vzhledem ke stavu výměru následujícími cestami:

• výměry ve stavu návrhu - lze stornovat,
• výměry vydané přímo jako zaplacené - lze stornovat,
• výměry částečně či zcela uhrazené - storno není umožněno,
• výměry „živé“ (vydán, po splatnosti) spojené s pohledávkou ve FIS - lze stornovat, avšak je nutno vytisknout vygenerovaný dokument (dobropis), tento nechat schválit a doručit do účtárny.
• jiné „živé“ výměry (vydán, po splatnosti) vydané bez pohledávky ve FIS - lze stornovat,
• ostatní „finální“ stavy - storno není umožněno.

Pokud je s výměrem spojena pohledávka (nebyl vydán rovnou jako ‚zaplacený‘), nemůže jej KOS zneplatnit/stornovat ve FIS (*), storno/zneplatnění odpovídající pohledávky si musí vyřešit mimo KOS s účtárnou ten, kdo výměr stornovat (předat do účtárny KOSem vygenerované pdf, podepsané příkazcem/správce rozpočtu.(*Do FIS se sice pošle ‚stornovávací zpráva‘, tu však FIS převezme, ale nezpracuje.)

Zrušení nebo změna částky u vydaného výměru

Pro změnu nebo zrušení použijte tlačítko Storno/změna výměru, které vyvolá nové okno 83052 Storno výměru. Tlačítka pro snížení a storno jsou sloučena do jednoho - popis tlačítka se upravuje podle toho, co uživatel vybere – zda snížení (‚Snížit částku výměru‘), nebo zrušení výměru (‚Stornovat výměr‘). Poté, co je akce provedena, se automaticky zobrazí dobropis. U snížení se zobrazí dobropis na rozdíl původní a snížené výše, u storna pak na celou aktuální částku. K dobropisu se dá vrátit / znovu jej zobrazit (a případně vytisknout) tlačítkem ‚Zobrazit dobropis‘. V obou případech se ukazuje poslední dobropis (u snížení však s aktuálním datem, u storna s datem, kdy bylo storno provedeno).

Po zneplatnění výměru (a následném vygenerování dobropisu pohledávky a komunikaci s účtárnou), KOS po přepočítání návrhů vygeneruje návrh pro stejné období, pro které byl výměr stornován (pokud stále platí rozhodné podmínky – je studentem prezenční formy akreditovaného studijního programu s financováním 6 a pro období ještě nemá výměr). Znovu vydat opravený výměr pro stejné období dosud pro poplatky typu C nebylo možné (pouze pro poplatky typu D).

Změna částky a data splatnosti

I u výměrů, které jsou ve stavu ‚čeká na vydání‘, je možné změnit částku a datum splatnosti. V záložce ‚Detail výměru‘ klikneme na tlačítko ‚Editace výměru‘ ve spodní části formuláře. Otevře se pomocné okno ‚Editace výměru‘. Zde můžeme upravit částku i splatnost. Pozn.: Vystavený výměr nelze měnit ani nelze použít proces odvolání se vůči výměru (tlačítko ‚Editace výměru‘ je u vystavených výměrů znepřístupněné). U výměrů typu C není možné se odvolat.

Prváci

U studentů, kterým KOS navrhuje výměr poplatku typu C, je obecně možnost výměr buď vydat, nebo vydat jako zaplacený. S ohledem na fakt, že většina fakult vyžaduje platbu před zápisem do studia (tedy v době, kdy uchazeči ještě nemají identitu ČVUT a tedy nemohou být zobrazeni ve frm 83050), není možné takovým osobám vydat výměr před zápisem do studia. Proto jsme do iKOSu přidali možnost vydat výměry jako zaplacené, aby mohly fakulty dodatečně zaevidovat 1. platbu před nástupem do studia. Ty fakulty, které vyžadují platbu až po zápisu uchazeče do studia, mohou výměr vydat jako obvykle, jakmile jej KOS navrhne ve frm 83050. Poznámka: při vydávání poplatku jako zaplaceného neodchází k odeslání e-mailů, ani když je nastaven parametr/mail v katalogů emailů POPL.C.VYDANI.MAIL.