84010

Pravidla vytváření týmu v MS Teams

Přístup k formuláři

Z menu

• Uživatel může formulář otevřít z menu (formulář je umístěn pod Evidencí a vypisování předmětů) a v tom případě se mu zobrazí vztahy podle jeho role.
  • Správce aplikace a rozvrhář fakulty vidí všechny schválené předměty z dané fakulty.
  • Rozvrhář a referent katedry vidí všechny předměty garantované katedrou a vypsané pro výuku ve zvoleném semestru, form 85102.

Seznam rolí, pro které je formulář 84010 přístupný

• STSAP ... správce aplikace,
• STROF ... rozvrhář fakulty,
• STROK ... rozvrhář katedry,
• STRFK ... referent katedry.

Práva jednotlivých rolí

Správce aplikace (STSAP)

• Může zakládat nové týmy pro předměty schválené a vypsané pro výuku ve zvoleném semestru dané fakulty, form 85102,
• nastavit, či upravit způsob aktualizace týmu,
• ukončit existenci týmu vložením data konce existence týmu.

Rozvrhář fakulty (STROF)

aktuálně má přístup ke stejným činnostem jako Správce aplikace

Rozvrhář katedry (STROK)

• Může zakládat nové týmy (předmět, učitel, studenti) pro předměty schválené a vypsané pro výuku ve zvoleném semestru garantované katedrou, form 85102,
• na základě žádosti upravit způsob aktualizace týmu (změna učitele, resp. studenta).

Referent katedry (STRFK)

• Může zakládat nové týmy (předmět, učitel, studenti) pro předměty schválené a vypsané pro výuku ve zvoleném semestru garantované katedrou, form 85102,
• na základě žádosti upravit způsob aktualizace týmu (změna učitele, resp. studenta).

Pracovní postupy

Vytvoření nového týmu

• Každý řádek v tabulce = jeden tým v aplikaci TEAMS.
• Nový záznam/řádek pro pro nový tým založíte:
  • stiskem klávesy <F6>,
  • tlačítkem <Nový záznam> na horní liště,
  • přechodem kurzoru dolů na prázdný řádek.
• Zvolte semestr, který omezí nabídku předmětů na ty, které jsou do daného semestru vypsané:
  • semestr lze zapsat přímo nebo vybrat klávesou <F3>,
  • (semestr se předvyplní z řádku, na kterém bylo stisknuto tlačítko <Nový záznam> nebo <F6>).
• Fakulta se vyplňuje automaticky a uživatelsky ji nelze změnit.
• Zvolte předmět (musí být schválen a vypsán pro výuku ve zvoleném semestru), pro který má tým vzniknout:
  • kód předmětu lze zapsat přímo nebo jej vybrat klávesou <F3>.
  • tým lze zúžit pouze na určitou paralelku (přednáškovou, cvičení nebo laboratoř):
    • dalším stiskem <F3> lze vybrat paralelku definovanou pro předmět a semestr,
    • přímým zápisem kódu paralelky za kód předmětu následovaný znakem ; (středník, viz příklady níže),
    • před uložením je provedena kontrola existence předmětu a jeho případné paralelky vůči fakultě a semestru; v případě konfliktu je zobrazena zpráva a definici týmu není možné uložit.
  • tým lze rozšířit zadáním více předmětů a/nebo paralelek, je pro ně založen tým jediný (viz příklady níže):
    • zapsat znak + (plus),
    • pokračovat zápisem dalšího kódu předmětu (a případně upřesnění paralelky),
• Vložte začátek (tým bude k tomuto datu vytvořen) a konec platnosti (zániku) týmu.
• Sloupce Učitelé a Studenti slouží k určení způsobu aktualizace učitelů/studentů v týmu:
  • 1 - údaje se naplní pouze při zakládání týmu - pozdější změny u předmětu se do týmu nepromítnou,
  • 2 - do týmu se promítne přidání i odebrání studentů/učitelů - ruční změny v týmu se po synchronizaci ztratí (např. z učitelů se promítnou všichni se vztahem k předmětu a/nebo paralelce v daném semestru),
  • 3 - v týmu se promítnou pouze přidaní studenti/učitelé (např. přidají se studenti, kteří jsou v okamžiku aktualizace v KOSu a nejsou v týmu, tedy přidají se zpět i "ručně" odebraní),
  • 4 - v týmu se promítne pouze odebrání studentů/učitelů (např. odeberou se studenti, kteří nejsou v okamžiku aktualizace v KOSu, ale jsou v týmu, tedy odeberou se i "ručně" přidaní),
• Tým vznikne pouze po provedené validaci zadaných pravidel (níže).

Změna týmu

Je-li třeba změnit sestavení týmu, upravte pole Pravidlo. Příští aktualizace tým upraví podle nového pravidla. Přiřazení učitelů a studentů proběhne podle nastavení jejich aktualizací - je třeba si to zkontrolovat (např. je-li nastaveno "1 - pouze při založení týmu", k žádné aktualizaci nedojde).

Smazání týmu

Má-li být tým v TEAMS smazán stačí zadat do sloupce Konec datum. Od tohoto data, které nesmí být v minulosti bude tým smazán. Řádky v tabulce se nemažou. Existence týmu se ukončuje vložením data smazání týmu.

Speciální výjimky

Týmy mohou být sestaveny pouze z předmětů v rámci jedné fakulty. Výjimečně je nutno sestavit pravidla, jdoucí napříč fakultami (typicky FEL + FIT). Takové pravidlo je přiřazeno pouze jedné z fakult a "cizí" předměty jsou do něj doplněny - zápis pravidel je možný pouze přes HelpDesk. Vytvořené pravidlo je viditelné v seznamu pravidel pouze té fakulty, které bylo přiřazeno. Pravidlo nelze uživatelsky měnit - opět pouze přes HelpDesk.

Validace

V rámci procesu vložení záznamů do tabulky budou probíhat ze strany KOS tyto validace:

• semestr existuje,
• předmět, přednáška, cvičení, laboratoř existuje – u sloučených předmětů musí nejprve úspěšně proběhnout dekompozici textového řetězce. Podporované jsou znaky + pro spojování více předmětů a ; pro určení konkrétní přednáškové/cvičící/laboratorní paralelky.
• u předmětu, přednášky, cvičení nebo laboratoře má existovat alespoň jeden učitel (pokud tomu tak v okamžik založení nebo aktualizace týmu není, jako učitel je vložena osoba, která pravidlo naposledy upravila).
• kontrola formátu zapsaného data založení týmu a data smazání týmu,
• datum založení týmu není v minulosti,
• datum smazání týmu je později než datum založení týmu,
• vyplnění typu aktualizace učitelů a vyplnění způsobu aktualizace studentů. Sloupce Učitelé a Studenti slouží pouze k určení způsobu aktualizace údajů v týmu (číslice 1,2,3 nebo 4 určuje způsob aktualizace týmu),
• tým vznikne pouze po provedené validaci zadaných pravidel.
• kromě uvedeného je hlídána unikátnost dvojice údajů semestr a pravidlo vytvoření,

Kontrolní sloupce

Sloupce Identifikátor týmu (tzv. GUID - globally unique identifier), KDOZAP a KDYZAP slouží především ke kontrolním účelům - není možné je ručně editovat. Sloupec Identifikátor týmu je vyplněn automaticky při vytvoření týmu v TEAMS. Je-li sloupec prázdný, není v TEAMS pro daný řádek tým v TEAMS založen. Sloupce "kdozap" a "kdyzap" informují o tom, kdo naposledy editova příslušný řádek s pravidlem v iKOSu. Je-li tým již založen (je vyplněn sloupec Identifikátor týmu), nelze měnit datum založení týmu a semestr.

Sloupec Smazáno je dopňován aplikací TEAMS pokud úspěšně proběhne skript na smazání týmu v TEAMS (ten je spuštěn, pokud je ve sloupci Konec daum v minulosti nebo se shoduje datum s aktuálním datem). Aktuální politika Microsoftu (k lednu 2020) je taková, že smazané týmy jsou v TEAMS uchovávny po dobu 30 dnů. Po tu dobu je možné tým (změnou data ve sloupci Konec) znovu obnovit. Po uplynutí 30 dnů od data ve sloupci Smazáno bude tým bez návratu odstraněn a není možné jej znovu obnovit.

Příklady

Příklady nadefinování pravidel pro vytvoření týmů. Do sloupce Pravidlo lze zadat (uvozovky nejsou součástí zápisu pravidla):

• kód předmětu "519U3B" - vznikne tým pro daný předmět
• kód předmětu+kód předmětu+... "519U3B+550ZD1" - vznikne tým pro uvedené dva předměty
• kód předmětu;paralelka "519U3B;P1" resp. "519U3B;C102" resp. "519U3B;L236" - vznikne tým pro přednáškovou paralelku P1 předmětu 519U3B resp. tým pro cvičící paralelku C102 předmětu 519U3B resp. tým pro laboratorní paralelku L236 předmětu 519U3B
• kód předmětu;paralelka+kód předmětu;paralelka+... "519U3B;C102+519U3B;P1" - vznikne tým pro přednáškovou paralelku P1 a cvičící paralelku C102

Synchronizace s aplikací TEAMS

Zadaná pravidla a jejich úpravy se v aplikaci TEAMS neprojeví hned. Aktuálně (únor 2020) jsou nastaveny tyto intervaly synchronizace:

• nové týmy v Teams se zakládají periodicky každou 1 hodinu.
• členství učitelů a studentů v týmech se aktualizuje periodicky každé 4 hodiny.
• týmy se mažou periodicky každé 4h.
• pokud je KOS přetížen (zápisy atd.) probíhá aktualizace periodicky každých 24h.

Aktualizace studentů a učitelů:

• z učitelů se do týmů promítnou všichni se vztahem k příslušnému předmětu či paralelce v daném semestru,
• pokud paralelka/předmět žádného vyučujícího nemá, přidává se do týmu osoba, která požadovala jeho založení - tj. osoba, která vytvořila záznam pro tým v KOS formuláři,
• externistu (Teams účet z jiné domény) lze do týmu přidat a odebrat ručně, synchronizace s KOS na něj nemá vliv.

Související

Správce TEAMS zakládá týmy z dat poskytovaných v DB pohledech VFF_MSO_TEAMS a VFF_MSO_TEAMS2.